Política de privacidad

Política de Privacidad

  1. Objeto de la Política de Tratamiento de Datos

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de Ouróboros Corporación Literaria, Artística y Cultural (en adelante CORPORACIÓN OURÓBOROS) tiene como propósito poner en conocimiento de sus clientes, proveedores, usuarios, empleados, beneficiarios y del público en general en su condición de titulares de los datos personales que reposan en las bases de datos de CORPORACIÓN OURÓBOROS, la existencia de las políticas de tratamiento de información personal adoptadas por CORPORACIÓN OURÓBOROS, con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012.

CORPORACIÓN OURÓBOROS, es una entidad sin ánimo de lucro legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 900620793-7, con domicilio principal en la ciudad de Medellín, cuyo objeto social consiste en la realización de actividades culturales, desarrollo comunitario, enseñanza literaria y cultural, educación no formal y de apoyo educativo.


En consecuencia, con las labores realizadas por la entidad, y la prestación de los servicios mencionados, CORPORACIÓN OURÓBOROS tiene acceso a información de diversa índole de sus clientes y proveedores y trabajadores, y por ende adquiere la calidad de responsable o de Encargado del tratamiento de la información personal. En virtud de lo anterior, en cumplimiento del deber legal consagrado en la Ley 1581 de 2012 se permite presentar la Política de Tratamiento de la Información en materia de protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) de CORPORACIÓN OURÓBOROS, en relación con la recolección, el uso y la transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que haya sido otorgada por los Titulares de la información artículo 17, literal K, a través de la expedición de la presente Política. En esta Política, CORPORACIÓN OURÓBOROS detalla los lineamientos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los datos personales de los Titulares, como la finalidad de la recolección de la información, derechos de los Titulares de la información, área responsable de atender las consultas, peticiones y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información. CORPORACIÓN OURÓBOROS, en cumplimiento del derecho constitucional de Hábeas Data, solo recolecta datos personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los datos personales.

2. Definiciones

Para efectos de la presente Política, las siguientes son las definiciones provistas en la Ley General de Protección de Datos Personales (Ley 1581 de 2012) y su decreto reglamentario (Decreto 1377 de 2013):

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Titular de la información: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En el caso concreto, CORPORACIÓN OURÓBOROS se considerará Responsable del Tratamiento.
  • Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: se refiere al presente documento.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

3. Información de responsable del tratamiento

Razón social: Ouróboros Corporación Literaria, Artística y Cultural
NIT: 900.620.793-7
Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia  

Los datos de contacto del responsable del tratamiento de los datos personales son:
Dirección: Calle 61 #119 B 19

Teléfono: 4387945 – 3022039671
Correo electrónico: corporacionouroboros@gmail.com

Sitio web: www.corporacionouroboros.org

4.     Principios para el Tratamiento de Datos Personales

Los principios que CORPORACIÓN OURÓBOROS aplica en el Tratamiento de Datos Personales son los siguientes:

  • Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  • Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en Ley 1581 2012;
  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

5. Datos sensibles

5.1 Definición
Se entiende por datos sensibles(Según Artículo 5 de la ley 1581 del 2012) aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

5.2 Tratamiento de datos sensibles.
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

  • El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
  • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  • El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
  • El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

6. Finalidad del Tratamiento

6.1 Finalidad del Tratamiento de Datos Personales
Los datos personales de los Titulares de la información son recolectados por CORPORACIÓN OURÓBOROS en desarrollo de su objeto social, con la finalidad de:

  • Dar cumplimiento de las obligaciones, comerciales, laborales, corporativas y contables de CORPORACIÓN OURÓBOROS.
  • Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes, aliados y beneficiarios de CORPORACIÓN OURÓBOROS, con el fin de cumplir los contratos suscritos por la misma, el envío de información sobre nuevos servicios o líneas de acción, y el envío del boletín interno y externo con información pertinente.
  • Cumplir con los procesos internos de CORPORACIÓN OURÓBOROS en materia de administración de proveedores y contratistas.
  • El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos CORPORACIÓN OURÓBOROS.
  • Registro de la información de los Empleados, proveedores y clientes en la base de datos de CORPORACIÓN OURÓBOROS.
  • La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines técnicos, comerciales, contractuales, administrativos, de mercadeo y/o operativos.
  • Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
  • Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre CORPORACIÓN OURÓBOROS y el Titular de la información.

La información suministrada por el Titular de la información, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los datos personales, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de CORPORACIÓN OURÓBOROS o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

6.2 Tipo de Datos Personales que son incluidos en las bases de datos de CORPORACIÓN OURÓBOROS

CORPORACIÓN OURÓBOROS, dentro de su objeto social y con la finalidad de desarrollar las actividades antes descritas, recolecta de sus Titulares información referente a sus datos personales, por ejemplo: nombre, dirección, teléfono, documento de identidad, correo electrónico, datos laborales, ocupación, entre otros. Lo anterior se justifica en razón de que CORPORACIÓN OURÓBOROS tiene por objeto social principal contribuir al desarrollo comunitario y a la cultura de la comunicación, a través de la promoción de actividades culturales, creación literaria y publicaciones artísticas.

7. Derechos de los titulares

De conformidad con el artículo 8º de la Ley 1581 de 2012, el Titular de la información tendrá los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CORPORACIÓN OURÓBOROS. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a CORPORACIÓN OURÓBOROS.
  • Ser informado por CORPORACIÓN OURÓBOROS o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado
    que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  • Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los Derechos antes mencionados, podrán ser ejercidos:

  • Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • Por el representante y/o apoderado del Titular de la información, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

El Tratamiento de información por parte del Responsable requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de la Información. CORPORACIÓN OURÓBOROS, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares garantizando en todo caso que sea susceptible de consulta posterior.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8.      El Responsable del Tratamiento

De conformidad con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento tendrá los siguientes deberes:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 del 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en todo a aquella que repose en la base de datos.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015, el Gobierno Nacional estableció la forma en la cual los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento deberán suministrar la información del Titular en sus bases de datos, ante el Registro Nacional de Bases de Datos que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El encargado del Tratamiento de la Información se compromete a cumplir con los siguientes deberes:

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

9.      Procedimiento para el tratamiento de los datos personales

Los datos personales que son incluidos en la Base de Datos de CORPORACIÓN OURÓBOROS provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de vínculos: (i) comerciales; (ii) contractuales; (iii) laborales, o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados, beneficiarios y/o público en general.

La recolección de los datos personales se realiza a través de contratos comerciales y laborales, documentos escritos, inscripciones virtuales, entre otros. Esta actividad supone la autorización, previa, expresa e informada del Titular de la información.

9.1 Procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, o suprimir información relacionada con Datos Personales

En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los datos personales de los Titulares de la información, CORPORACIÓN OURÓBOROS determina que el procedimiento para conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, implica que el Titular de la información presente su solicitud a CORPORACIÓN OURÓBOROS  a través de los medios dispuestos para ello, a saber: (i) A través del correo electrónico corporacionouroboros@gmail.com  enviando la solicitud acompañada de una copia del documento de identidad del Titular de la información.

9.2 Procedimiento para suprimir información y revocar la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

Los Titulares de la información, podrán en todo momento, solicitar a CORPORACIÓN OURÓBOROS la supresión de sus datos y/o revocar la autorización, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

CORPORACIÓN OURÓBOROS pondrá a disposición de los Titulares de la información el correo electrónico corporacionouroboros@gmail.com, y su sitio web www.corporacionouroboros.org para efectos de proceder de conformidad.

Resulta indispensable advertir, que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando Titular de la información tenga vigente un deber legal o contractual con CORPORACIÓN OURÓBOROS.

10. Consultas

Los Titulares o sus causas habientes podrán consultar la información personal del Titular que repose la base de datos de CORPORACIÓN OURÓBOROS.

Las consultas de Datos Personales serán tramitadas bajo las siguientes reglas:

i. Dirigir la comunicación por medio escrito con asunto “Consulta Protección de Datos Personales” dirigido por correo electrónico al correo electrónico corporacionouroboros@gmail.com

ii. La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

iii. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

i. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

ii. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. Vigencia de la política

La presente Política de Tratamiento de la Información en Materia de Protección de datos personales de CORPORACIÓN OURÓBOROS, rige a partir de su publicación.

Esta Política puede ser modificada por CORPORACIÓN OURÓBOROS en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre el tema, caso en el cual se informará oportunamente a los Titulares de la información.

Cualquier modificación o actualización de la presente Política, será informada a través del sitio web www.corporacionouroboros.org  donde se pondrá a disposición de los Titulares de la información, la última versión de la Política, con indicación de la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.

El uso o adquisición de los productos o servicios que ofrecen CORPORACIÓN OURÓBOROS por parte del Titular de la información o su no desvinculación de los mismos, después de la puesta a disposición de la nueva Política, constituye la aceptación de la misma.

Los datos personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que el Titular de la información tenga el producto o servicio, más el término que establezca la ley.

12. Otras disposiciones

Para efectos del Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, CORPORACIÓN OURÓBOROS responderá y respetará el interés superior de estos, y, además, asegurará el respeto de sus derechos fundamentales. Adicionalmente, CORPORACIÓN OURÓBOROS solicitará autorización del Representante del niño, niña o adolescente a efectos de efectuar el Tratamiento de sus Datos Personales, de lo contrario estos datos no serán recolectados.

CORPORACIÓN OURÓBOROS recolectará, almacenará, usará o circulará los datos personales sobre los que se cuente con la debida autorización, por el término que sea razonable y necesario, el cual en todo caso no podrá ser inferior al término de duración que tenga CORPORACIÓN OURÓBOROS.

Suscripción Poética Ouroboros 

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